เป็นการกระจายที่ทำให้เอกสารมีประสิทธิภาพมาก เมื่อลูกค้าที่คาดหวังของคุณได้รับจดหมายขายหรือเมื่อพนักงานคลังสินค้าได้รับคำแนะนำในการจัดส่งคำสั่งหรือเมื่อผู้จัดการร้านค้าได้รับกำหนดการผลิตสินค้าเป็นประจำทุกวันธุรกิจของคุณก็จะย้ายไป เป็นรับส่งเอกสารที่ผลิตขึ้นในศาลซึ่งพิสูจน์การอ้างสิทธิ์ของคุณและอื่น ๆ

ธุรกรรมทางธุรกิจมักต้องการการทำงานร่วมกันซึ่งต้องมีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างคนงาน ระบบจัดจำหน่ายเอกสารที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีสามารถปรับปรุงความเร็วและประสิทธิผลของการสื่อสารและแม้แต่การทำงานร่วมกันของบทบาท

สามารถแนบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ากับขั้นตอนการอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือแบบเฉพาะกิจเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเข้าถึงทุกคนที่ต้องทำงานกับพวกเขา ระบบการจัดการรับส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะแจ้งเตือนผู้รับเกี่ยวกับเอกสารที่ต้องให้ความสนใจและช่วยเร่งประสิทธิภาพในการทำงาน

เอกสารสามารถแจกจ่ายได้หลายวิธี นอกเหนือจากเวิร์กโฟลว์ที่เก็บเอกสารที่ย้ายภายในมีอีเมลกระดานข่าวการประชุมทางเว็บและอินทราเน็ตที่สามารถจัดทำรับส่งเอกสารให้กับบุคคลภายในและภายนอกองค์กรได้

ปัญหาหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานร่วมกันเมื่อมีบุคคลหลาย ๆ คนทำงานในเอกสารเดียวกันก็คือการหลีกเลี่ยงการเขียนทับข้อมูลอัปเดตของกันและกัน หากบุคคลสองคนหรือมากกว่าทำงานในรับส่งเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันอาจเป็นไปได้ว่าการอัปเดตของคนคนหนึ่งอาจถูกเขียนทับโดยบุคคลอื่น เพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้นี้ระบบ EDM มักมีเครื่องมือเช็คอินและเช็คเอาท์ที่อนุญาตให้บุคคลเพียงคนเดียวสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารได้ในครั้งเดียว

การแจกจ่ายรับส่งเอกสารประเภทต่างๆต้องมีการดำเนินการต่างกันเพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการติดต่อสื่อสารจากผู้รับ (หรือแสดงว่าน่าจะได้รับ) อีเมลจะต้องผ่านการกรองจดหมายขยะทางอีเมลเรียบร้อยแล้วอาจจำเป็นต้องผ่านรายการไปรษณีย์ทางไปรษณีย์ภายใต้ใบรับรองการโพสต์เป็นต้น

รายละเอียดเพิ่มเติม : http://tj-express.net/